Mantenere organizzati i propri documenti elettronici può rappresentare una sfida dura da superare.
Oggi salviamo i dati non solo sul nostro pc, ma anche su smartphone, tablet, cloud e server aziendali. E ricordare in quale posizione può essere stato salvato un file può risultare arduo.
Sebbene non esista un modo perfetto, ecco alcuni consigli per predisporre nella maniera migliore tutti i nostri indispensabili documenti e per recuperarli nel minor tempo possibile.
Ricorda che per strutturare al meglio la tua organizzazione informatica puoi rivolgerti a un consulente informatico specializzato in reti aziendali che ti suggerirà la soluzione più adatta alle tue esigenze.
Indice
Stabilisci gli scopi della tua organizzazione dei file
Il primo punto di qualsiasi strategia ha a che fare con gli obiettivi, quindi fissa lo scopo che vuoi raggiungere.
Chiediti chi deve accedere ai tuoi documenti (solo tu, tutti i tuoi collaboratori, il commercialista, l’ufficio marketing, i clienti…), in che modo possono consultarli (solo in lettura o anche in modifica?).
Definisci una gerarchia dei file
La scelta di come organizzare la struttura dei file dipende dagli obiettivi che hai definito in precedenza. Puoi avere un’organizzazione dei documenti basata su:
- nome del progetto o del cliente: per esempio: Tutti i progetti > Nome del progetto > Categoria del progetto > Sottocategoria del progetto > File
- data: per esempio: Tutti i progetti > Anno > Mese > Giorno > File
- categoria del progetto: Tutti i progetti > Categoria del progetto > Sottocategorie del progetto > Nome del progetto > File
- divisione: Tutti i progetti > Divisione > Categoria del progetto > Sotto categoria > File
Ogni classificazione ha i suoi pro e i suoi contro. Per esempio l’organizzazione per data richiede che ci si ricordi di che periodo è un certo file, l’organizzazione per divisione può dare dei problemi quando più divisioni partecipano allo stesso progetto.
La struttura più semplice per partire è quella basata sul nome del progetto o del cliente. Se hai più progetti con lo stesso cliente, crea una sotto cartella per ogni progetto. Se hai documenti trasversali a tutti i progetti, crea una cartella “Generale” in cui raccoglierli.
Crea un sistema per nominare i file
La regola d’oro è: evita nomi vaghi. Più specifico sarai, più facilmente potrai ricercare i documenti.
Una volta che hai deciso la tua politica di naming, rispettala e sii consistente con essa.
Non mettere i file sul desktop
Quante volte siamo inorriditi davanti a un desktop con centinaia di icone? In qualche circostanza può essere comodo mettere un file o due sul desktop, temporaneamente.
Ma la regola generale, anche per ottenere un aspetto del computer il più professionale possibile, è quello di tenere la schermata più vuota possibile.
Come buona pratica, lascia sul desktop soltanto il cestino e poco altro.
Esistono dei software che possono aiutarti in questo compito come DropIt per Windows o Hazel per Mac.
Non lasciare i file nella cartella Download
Va bene mentre li scarichi, ma poi o li archivi o li cancelli.
Non usare troppe cartelle e sottocartelle
A volte hai una cartella, con dentro soltanto un’altra cartella, che a sua volta ha una sola cartella, con dentro 1 o 2 documenti. Evita troppa parcellizzazione! Raggiungi almeno 10 file prima di considerare di creare una sotto cartella.
Organizza modelli di cartelle
Se noti che utilizzi spesso la stessa struttura per un progetto, può esserti utile creare una struttura modello a priori e, ogni volta che inizi un nuovo lavoro, duplica quel modello e assegnagli il nome del progetto. Ti ritroverai la struttura per archiviare i documenti già impostata e coerente con il resto dell’organizzazione. E risparmierai un sacco di tempo.
Conclusioni
Avere un sistema di archiviazione dei file che ti permette di recuperare velocemente i documenti e di condividerli con altre persone è una parte fondamentale per aumentare la produttività. Questi consigli ti aiuteranno a lavorare in modo più efficiente. Perché non provarli?